【インタビュー】トップが進める小口現金廃止と電子帳簿保存法対応！社内の説得に成功した社会福祉法人合掌苑の軌跡とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第50弾は社会福祉法人合掌苑様です。今回は電子帳簿保存法対応を担当した、経理部の橋本様にお話をお伺いすることができました。

社会福祉法人合掌苑とは

社会福祉法人合掌苑様は、昭和２５年に東京大空襲で焼け出された方々をお寺でお世話したことから東京都町田市に老人ホームの運営を開始しました。

現在は町田市と横浜市を中心に養護老人ホームや特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、デイサービスなどを提供する法人です。「人は尊厳を持ち、権利として生きる」という理念のもと、「社会福祉法人として社会的責任を果たす」「合掌苑に関わるすべての人を幸せにする」というミッションを掲げ、地域社会に貢献しています。

社内反発を乗り越え大きな課題であった「ミス」を撲滅

小口現金廃止と会計システムへの連携で人的ミスを防止

今までの経理部で課題と感じていたことは何でしたか。

人的ミスについてです。弊社ではもともと紙伝票で経費精算をしており、これにより人的ミスが多く発生してしまっていました。特に経費の小口現金については、ミスをしないようにするため、現金管理に多くの労力を費やしており、リスクの軽減のためにもこれを廃止することにしました。
小口現金を廃止するために経費精算システムを導入し、給与での精算に変更することができたほか、申請時に入力された項目をＣＳＶデータで出力、会計システムへ連携できるため手入力がなくなるなど、人的ミスの原因を減らすことができました。
また、今までは経費が発生する現場から経理処理をする部署へ書類を提出する必要があるため、書類が途中紛失したり、時間がかかってしまうなど、書類の授受にも課題がありましたが、これも一度に解決することができました。
精算システムにより承認の経緯・日付も明確になっているので、監査法人に指摘されることもなくなり、経理にとってはもちろん、会社にとっていい結果になったと思います。

スタッフからの反対意見をトップが説得

経理の業務効率化にあたり、一番苦労されたことを教えてください。

スタッフを説得することです。今までのやり方を変えるという話をすると、ほとんどのスタッフが反対意見でした。「経理だけが楽になる」「経理の仕事を押し付けられる」と感じる人が多くでてしまったのです。しかし、弊社は理事長が経理も経験しており、現金管理の労力、リスクを理解していたため、今回の改革の後押しをしてくれました。また、弊社ではアメーバ経営という「経営は一部の経営トップのみが行うのではなく、全社員が関わって行うべきだ」という考え方を導入しており、経費精算をシステム化することにより、財務データへの反映が早くできるようになることが最大の利点になると説得したところ、反対意見も少なくなっていきました。

電子帳簿保存法対応でさらなる効率化を実現

導入のための情報収集方法

電子帳簿保存法導入のための情報収集方法を教えてください。

基本的な知識は本及びインターネットで情報収集をしていました。その後、本格導入時には顧問税理士と経費精算システム「楽楽精算」のサポート担当の力を借りて進めました。「楽楽精算」のサポート講習参加後、国税庁への申請書のひな型をもらい、顧問税理士へ申請内容や領収書の内部監査体制などを相談しながら導入を進めました。
現在弊社では定期検査は２ヶ月に1回行っており、領収書は都度破棄できています。実際に経理の紙管理の労力は削減できました。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

実際の導入スケジュール

実際に導入する際のスケジュールと啓蒙方法を教えてください。

半年ほどかけて情報収集と導入までの体制づくりを行いました。切り替え時期を4月1日に設定していたため、導入数か月前より、経営会議等で導入のアナウンスをし、1月に総務系の導入テストをするとともに、不備・マニュアルの改善を行いました。その後2月には全部署で旧方法から3日以内にシステムにアップロードをするタイプスタンプ方式への移行期間とし、3月には全部署をタイムスタンプ方式のみの申請へと切り替えました。今回3日以内に領収書をアップロードするルールに変更することで不満はでましたが、当初より経費の精算は1週間以内に行う事を社内ルールとして設けていたので、直に収束しました。