電子帳簿保存法特集

電子帳簿保存法を知る

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。所得税法、法人税法などの国税に関する法律の特例として、平成10年に制定された法律です。

所得税法、法人税法などの国税に関する法律では、納税のもとになる帳簿類については紙媒体で作成し、保管することを定めています。しかし、帳簿を紙媒体で作成した場合、その量が大部に及ぶため保管コストがかかります。また、紛失のリスクも少なくありません。

他方で、社会では高度情報化・ペーパーレス化が進展してきています。こうした時代背景に対応するべく制定されたのが電子帳簿保存法です。帳簿類についても電子データ(電子記録)で保管することでペーパーレス化を進め、保管コストや紛失リスクを軽減することを目的としています。

電子帳簿保存法

国税関係
帳簿
国税関係
書類
電子
取引
決算
関係
書類
取引関係
書類
仕訳帳 貸借
対照表
発行側 受領側 請求書
総勘
定元帳
損益
計算書
見積書控 見積書 見積書
補助元帳 棚卸表 発注書控 領収書 納品書
現金
出納帳
試算表 請求書控 請求書 契約書
など など 納品書控 納品書 など
など など
電子帳簿
保存法
第4条1項
帳簿データ保存
電子帳簿
保存法
第4条2項
書類データ保存
電子帳簿
保存法
第4条3項
書類スキャナ保存
新電子帳簿
保存法
第7条
電子取引

電子帳簿保存法には大きく3つのデータ保存方法があります。それぞれ対応している書類と保存要件が異なるためしっかりと確認することが重要です。

電子帳簿保存法は改正が繰り返されていますが、令和3年にも新たに改正され、同改正法が令和4年1月1日(一部は同年4月1日)から施行されます。

また改正前後で大きく要件の緩和、義務化、罰則強化の3点で変更がありました。

法改正のポイント

改正前 改正後
要件緩和 範囲の指定や項目の掛け合わせなど複雑な要件を満たすことが必要 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに緩和
相互けん制、定期的な検査、再発防止といった適正事務処理要件について、社内規程の作成が必要 適正事務処理要件は廃止。スキャン後すぐに原本破棄が可能
スキャン時は自署、担当者が3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要 スキャン時の自署不要、タイムスタンプ付与期間が最大2か月+7営業日に延長、訂正削除の履歴が分かるシステムを利用する場合、タイムスタンプは不要
電子化する証憑の決定後、電子保存を開始する3か月前までに所轄の税務署に申請書の届け出が必要 承認制度は廃止され、届け出後はみなし承認扱いとなりスキャナ保存の開始が可能
義務化 電子取引において、授受される電子データは、紙に出力しての保存が可能
電子取引において、授受される電子データは、紙に出力しての保存が不可。電子データのままでの保存が必要
罰則強化 罰則なし 電子保存したデータを改ざんや削除した場合は重加算税の額に対して10%上乗せ

法改正により電子取引データの電子保存が義務化されましたが、企業側の準備が間に合わない等の理由により2年間の宥恕期間が設けられる形となりました。とはいえ2023年10月にはインボイス制度の開始が控えています。
新たに発生する請求書の受発行業務の業務の負荷が大きくなることが明らかになったため、企業側ではそれまでに電子帳簿保存法とインボイス制度それぞれに関して準備すべきことを明確にし、対応可能な社内体制を構築することが求められます。

施行までのスケジュール説明図

社内対応を進めるにあたり、現状を整理をした上で運用に向けて準備を進めていく必要があります。
以下に2024年1月の義務化までに電子取引データの保存を行う例をシステム利用をしない場合とする場合を比較して記載しました。

導入スケジュール(システムを利用しない場合)

[説明図]導入スケジュール(システムを利用しない場合)

導入スケジュール(システム利用を前提)

[説明図]導入スケジュール(システム利用を前提)

電子帳簿保存法の概要

最新の改正情報

電子帳簿保存法への対応

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