【経理ニュース速報】経理担当者が知っておくべき、ヤマトメール便廃止の背景と対策

【経理ニュース速報】経理担当者が知っておくべき、ヤマトメール便廃止の背景と対策

ヤマト運輸は「『お客さまが知らないうちに信書を送ってしまうリスク』をふせぐため」として、2015年3月31日の受付分でクロネコメール便を廃止すると発表しました。

ヤマト運輸は22日、メール便サービス「クロネコメール便」を3月31日で廃止すると発表した。顧客が手紙など「信書」に該当する文書を送るのに利用し法律違反に問われる危険性があるためという。(共同通信:2015年1月22日)

 

メール便廃止ニュースの背景

「クロネコメール便」とは?

クロネコメール便は1997年にヤマト運輸が始めたサービスで、全国一律かつ安価な料金で利用できるという利便性から、急成長を遂げました。

メール便では、冊子や書類を送ることはできますが、「信書」を送ることはできません。「信書」をメール便で送ってしまった場合には、クロネコヤマト側だけでなく、送った利用者も罰せられることが法律で定められております。

「信書」法規制の影響

2009年7月以降、クロネコメール便で「信書」を送ってしまい書類送検ないし事情聴取を受けたケースは8件にものぼりました。

ヤマト運輸はこのような事態に対して荷受けを厳格化・注意喚起を行ってきましたが、依然として利用者のリスクを防ぐことができない状態となっていました。

その結果、法違反の認識がない利用者も容疑者になるリスクを放置することは、企業姿勢と社会的責任に反するものとして「安全な利用環境」と「利便性」を持続的に両立することは困難であると判断して、今回クロネコメール便が廃止されることになりました。

メール便廃止後の代替サービスは「クロネコDM便」

法人に対しては、事前に内容物を確認できるカタログやパンフレットに限って新たに「クロネコDM便」というサービスを展開することが発表されています。
 

信書とは?―経理担当者なら知っておくべき、信書とそうじゃないもの―

信書とは、「特定の受取人に対して、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことを指します。

例えば、履歴書を「応募者→企業」と送る場合には「信書」に当たりますが、その履歴書を「企業→応募者」と返却する場合には信書に該当しません。

信書に該当するもの(経理系書類)

・請求書類
 納品書、領収書、見積書、請求書など
・会議招集通知類
 結婚式などの招待状、業務を報告する文書など
・許可書類
 免許証、表彰状など
 ※カード型の資格認定書などを含む
・証明書類
 印鑑証明書、保険証、履歴書など
・ダイレクトメール
 文書自体に受取人が記載されている文書

信書に該当しないもの

・書類類
 新聞、雑誌、カレンダー、ポスター、カタログなど
・小切手類
 手形、株券など
・プリペイドカード、乗車券
 商品券、図書券、キャッシュカード
・ダイレクトメール
 もっぱら該当における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
・その他
 説明書、求人票、名刺、パスポートなど

ヤマト運輸も公式見解で「管轄する総務省の窓口に問い合わせても即答できない事例が多発している」と表明しており、信書かどうかの判断は近年の個人向けにカスタマイズされたビジネス書類の増加なども相まって判断が難しくなっています。

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じゃあこれから企業はこれからどうすれば良いのか?

「クロネコヤマトが信書を送れるようにすればよいじゃないか」という意見も出そうですが、信書を送るためには「一般信書便事業者」という認可が必要です。
その許認可を取るためには郵便局と同じように全国にポストを設置しなければならないなど簡単には参入ができません。

信書を送るためには ―これまでもこれからもメール便は使えない―

信書を送るためには、普通郵便を利用するか、郵便以外で信書を送るサービスを利用するしかありません。郵便以外の方法としては、例えばバイク便などがありますが、これは郵便法の規定で料金が1,000円以上となるように定められています。

信書を送るために最新サービスを活用する

経理担当者が発送する信書(納品書、領収書、見積書、請求書など)について、このあと予想される展開としては「明細書電子化の導入」や「明細郵送サービスの活用」が普及することが考えられます。

明細書を電子化することにより封筒や配送料のコストをゼロにできるだけでなく、その作業にかかっていた人件費コストを削減することができます。
紙で請求書を送る場合にも「安心の利用環境」と「利便性」を両立するために請求書郵送代行サービスを活用するなど、これを機会に各企業は最新サービスを利用することなどを検討しなければ、事業活動を行うリスクが出てしまい、且つコスト負担を強いられることになります。

これを機に、経理自動化システムなどの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

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● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている

セブンリッチ会計事務所