【インタビュー】システム導入で業務効率化とコスト削減に成功!株式会社ベーシックの取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化の成功企業へのインタビュー第17弾をお届けします。今回お話を伺ったのは、株式会社ベーシックの篤様です。

株式会社ベーシックとは

貴社の事業内容について教えてください

当社は、「社会のあらゆる問題を解決する」をミッションに掲げ、Web マーケティング分野とメディア分野でインターネット事業を展開するテクロジーカンパニーです。

中小企業におけるWeb マーケティングの知識やリソース不足の問題を解決するため、オールインワンマーケティングツール「ferret One」の提供、およびWeb マーケティングメディア「ferret」を運営しています。
また、ウェブページ作成サービス「One Page」や、事業会社と生活者のより良いマッチングの機会を提供する「フランチャイズ比較.net」「留学くらべ~る」等のメディア事業を展開しています。

 

効率化とコスト削減…請求書発行の効率化を同時に検討

業務効率化について、貴社で取り組まれていることを教えてください

昨年より、請求書発行業務の効率化に取り組んでいます。請求書の紙での発行・郵送から、WEBでの発行に切り替えたことで、請求書発行業務の効率化、コスト削減などたくさんのメリットを得ることができました。

 

請求書発行の効率化に取り組むきっかけは何だったのでしょうか

社内で独自開発した請求書発行システムを使用していましたが、長年かけて改修を重ねた結果、複雑なシステムとなってしまいブラックボックス化しておりました。弊社の事業領域も広がり、商品・サービスが増えることが見えていたので、請求書発行システムの抜本的な改修が必要となりました。社内での改修、メンテナンスが不要である外部パッケージへのリプレイス前提に検討することになりました。

請求書発行については、経理担当者が請求書を発行し第三者がダブルチェックをするというフローを取っており、請求額の確定から請求書発行・封入までの作業に丸2日ほどかかってしまっていました。
ここにかかるコストの削減をしたいと考えていました。

これらを一度に解決できるシステムを検討し、株式会社ラクスが提供している基幹システム「働くDB」とWEB請求書発行システム「楽楽明細」を導入することにしました。

 

連携する2つのシステムで請求書発行業務が効率化

一度に2つのシステムを導入されたのですね
導入した実際の効果はいかがでしたか

「働くDB」では、かつての基幹システムにかわり請求データの確定までをまかなうようにしました。承認された見積金額が自動的に請求金額に反映されるようにしたため、誤った情報が反映されてしまうなどのリスクがなくなりました。また、チェックのための承認フローも構築し、煩雑だった確認フローをシンプルに効率よく進めることができるようになりました。

「楽楽明細」は「働くDB」から請求データを連携することができるので、承認が終わったデータを「楽楽明細」へ連携しています。その後は「楽楽明細」上で自動的に請求書が発行されるので、請求書発行に関する業務全体が効率化できました。

 

99%のWEB請求書への切替え達成、コストを大幅に削減

コスト削減の点での効果はいかがでしたでしょうか

かつてダブルチェックをしていた分の人件費を削減することができました。また、「楽楽明細」ではWEB上で請求書が発行されるため、それ以前まで発生していた印刷費・郵送費も削減できました。

WEB発行への切替えは、請求書へお知らせを同梱する形で行い、一部反応のないお客様にはお電話でのご案内をしました。2ヶ月ほどでご案内は完了し、最終的に99%の切替えに成功することができましたので、コストカットによるメリットは大きいものでしたね。

 

ほかに請求書のWEB発行ならではのメリットなどはありますか

請求書はお客様ごとのマイページに発行されるのですが、まだ請求書のダウンロードが済んでいないお客様へ自動でお知らせメールを送ってくれる機能があり、確認もれによる未入金を防止できるので重宝しています。発行した請求書をデータ保管できる点も便利ですね。

 

システムを導入することで、たくさんのメリットがあったのですね
貴重なお話をありがとうございました!

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

● 著者

経理プラス編集部

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