【インタビュー】月200枚の精算書を0に！株式会社東陽理化学研究所が取り組んだ出張精算を効率化した方法とは

きっかけはTVCMを見た営業からの要望

今まで貴社が抱えていた課題や経費精算システム導入のきっかけについて教えてください。

当社では出張が多く、これまでは、出張精算にExcelを使って、頻繁に行っていました。具体的には、営業が精算書を印刷し、押印し、申請のために出社していました。経理部門としては、2週間に1回精算を行っており、締め日が近づくと精算書が100枚ぐらい届いていました。1か月を4週間とすると1か月間で200枚以上の精算書が届いていたので、経費精算業務にとても課題を感じていました。
そんな中で、営業から、TVCM等で経費精算システム「楽楽精算」を知り、「こういうシステムを入れてほしい」という要望がありました。ちょうど、経理部門としても経費精算業務に課題を感じていたこと、また、請求書や見積書など社外にも影響を与える業務だと各所の調整が難しい部分がありますが、経費精算であれば、影響は社内のみだったこともあり、前向きに経費精算システムの導入検討をスタートしました。

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経費精算システムの選定時に意識されていたことはありますか。

導入検討段階から入念な準備を行って完璧な運用を構築することではなく、導入までのスピード感を重視していました。いくつかの経費精算システムを確認しましたが、入念な比較検討までは行いませんでした。確認した中で、最も知名度があり、一番初めに話を聞いた「楽楽精算」に対して、良い印象を得たことから導入することを決めました。また、もともと、親会社が「楽楽精算」を導入していたこともあり、操作性や運用フローを参考にしやすかったというのも理由の一つです。

月に200枚以上届いていた精算書が0に！

経費精算システムの導入によって出張精算はどのように変化しましたか。

課題に感じていた2週間に1度の100枚の精算書、月で見ると200枚以上がなくなったことはとても嬉しかったです。また、都度精算できるようになったことで、締め日に集中することもなく、業務負荷が分散されるようになりました。営業側からも、外出先からスマートフォンで申請・承認作業ができるようになり、便利になったと良い反応が得られました。出張が多い中、紙の精算書を使って、精算の為に出社する必要がなくなったことも非常に良かったです。

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目標としていたスピード導入、約3か月で運用開始

出張精算が減ったコロナ禍が導入のチャンス

導入時、社内からの反発などはありましたか。

特にありませんでした。というのも、導入時期と緊急事態宣言が発令されていた時期が重なったこともあり、出張精算がほとんどありませんでした。いきなり月200件を超える出張精算をシステム化して処理をするのは不安だったので、逆に、この少ない時期を有効活用して、運用を固めることができたと思います。コロナ禍で出張精算が少なくなっていたので、通常より試行錯誤しやすい状態でした。

サポートサイトを活用して、スムーズに導入

システム導入で大変だったこと、工夫されたことなどありますか。

初期設定で、出張の日当の設定が大変でしたが、分からないことがある度、「楽楽精算」のサポートの方にご協力いただけたのでスムーズに設定できました。最初の1か月間で仮運用を始め、次の1か月間で社内に向けて説明会を実施しました。その次の月から本格的な運用をスタートしたので、導入までは3か月くらいかかったと思います。社内説明会に向けて、説明資料を準備し、また、サポートサイトにある資料を使いながら社員用のマニュアルも作成しました。これらの準備もあって、特に営業部からは好意的な反応を得られました。

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次の課題は、すべてシステムを使った運用ができるようにすること

導入後の社内の変化や、今後の課題などありますか。

出張精算をシステム化できたことで、営業からは良い反応が得られています。しかし、まだ、一部の部署では「楽楽精算」での運用を行っていたいため、将来的にはすべて「楽楽精算」で運用できるようにしたいと思っています。

最後にシステム導入を検討されている方へ、一言お願いします。

企業規模が小さい程、会社全体への浸透が早いと思います。現在、働き方改革やDX推進など外部環境に変化が起きていますが、「では自分たちは何から始めるべきか」ということが分からないケースが多いと思います。まずは、「経費精算から」というように社内調整がしやすい部分から着手すれば、無理なく進められるのではないかなと思います。