【インタビュー】稟議承認にかかる日数が1/3以下に！経費精算だけでなく、稟議申請もシステム化した宮城トヨタ自動車株式会社の軌跡とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
今回はラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」を導入した、宮城トヨタ自動車株式会社様の導入事例をご紹介します。

※本記事は「楽楽精算」の以下の事例記事の内容を一部編集して掲載しています。
　場所を選ばず承認作業が行えるメリットを生かして大幅な効率化に成功！

宮城トヨタ自動車株式会社とは

宮城トヨタ自動車株式会社様は、トヨタ・レクサス・フォルクスワーゲン車の販売や自動車のメンテナンスなどを行っている宮城県内で最も伝統のある自動車販売会社です。

同社は、1946年の創業以来、絶え間ない向上心と地道な努力により「お客様第一主義」を貫いてきました。宮城トヨタグループとして少子高齢化、人口変動に伴う時代に対応し常に進化しつづけることを念頭に、お客様に認められる本当のプロ集団を目指しています。

経費精算だけじゃない！幅広く業務効率化できると思った

これまで紙やExcelで経費精算を行っており、これらを効率化したいと思い、検討し始めました。そんな中で、経費精算システム「楽楽精算」を知りました。深く調べていく過程で、稟議申請や承認作業についても大幅な業務改善が見込めると感じました。

これまでの稟議フローは、紙で稟議書を作成し、回覧にて承認を得るという形でした。しかし、この運用では、承認者が出張などで出社していないこともあり、承認完了するまでに時間を要していました。稟議申請をシステム化することで、承認者が出社していなくても承認作業ができるようになり、承認完了までの時間短縮になるのではないかと考えたのが導入のきっかけです。

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関係者一人一人の生産性が向上

稟議申請～承認完了まで最大2週間→2日に。これまでの1/3以下に短縮

稟議の申請～承認の一連のプロセスは特に楽になりました。これまでの紙での運用フローだと滞ることが多く、稟議申請から承認完了までに1週間～2週間かかっていました。「楽楽精算」導入後は2日で稟議が承認されるようになり、稟議にかかる日数がこれまでの1/3以下に短縮され、大幅な改善ができました。私たち管理本部はもちろん、稟議の申請者にとっても、承認者にとっても、それぞれメリットがありました。

「楽楽精算」を導入した効果

稟議申請だけでなく、経費申請も効率化

1つ目は、申請者がスマートフォンで領収書を撮影することで、読み取ったデータが自動でデータ化され、楽に経費申請ができるようになりました。操作が苦手な社員でも、スマートフォンアプリを起動すればすぐに撮影画面になるので、迷うことなく申請できていて、社員からも好評です。会社としても、領収書や請求書をスマホで撮影して申請、承認を行うことでペーパレス化につながりました。また、監査法人や税務処理の対応時でも、過去の履歴を遡ることができるので、間接的にも業務効率化に貢献してくれています。

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2つ目は、フォーマットの設定を柔軟に変えることができたので、日当の計算を簡単にできるようになりました。当社では、出張が多いので、日当の計算をすることが多々あります。経理側でそのダブルチェックを行っており、手間となっていました。「楽楽精算」はフォーマットの設定の自由度が高く、日当の計算式と社員マスタを連携できるようにすることで、ダブルチェックの手間が減り、確実性と効率性が上がりました。

社員からも好評の声が、会社全体で導入効果を実感

当社では、社員のデータを別システムに蓄積していたので、初期設定は比較的スムーズに進めることができました。しかし、そこから運用ルールに合わせた整備に苦戦しました。特に、承認ルートを多段階に設定しなければならなかったので、「楽楽精算」のサポート担当の方にご協力いただきながら、自分のイメージややりたいことを実現していきました。
社内からも多少反発はありましたが、新しい仕組みを導入するためには仕方がないことでした。実際、システム化した後に聞いたところ、代表も含めて関係者全員が便利になったと感じていました。

社員から好評だったこと

まとめ

今回は宮城トヨタ自動車株式会社様の事例をご紹介しました。きっかけだった経費精算や稟議申請以外にも、ペーパレス化など様々な業務改善をされていて、私たちも大変参考になるお話でした。スマートフォンを活用することで、管理部門だけでなく申請する社員にとっても業務効率化につながっていて素晴らしいと思いました。皆様も是非参考にされてはいかがでしょうか。

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