【インタビュー】システム活用で小口現金の精算から卒業!人材ドラフトの経理業務効率化の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第30弾は株式会社人材ドラフト様です。今回は、経理部の吉野様にお話を伺いました。

株式会社人材ドラフトとは


株式会社人材ドラフト様は、経理・税理士・会計事務所に特化した転職・求人マッチングサイトの運営や人材紹介、コンサルティング支援を行っています。企業が経済活動を続ける中で「会計」は、欠くことのできない重要なファクターと言えます。専門性の高い同業界・業種において、専門特化型の人材採用支援サービスをいち早く提供し、お客様から信頼を集めています。同社では今後もこの信頼をさらに厚くしていけるよう、激しいニーズの変化に適応しながら、高品質なサービス提供を続けることを目指しています。

 

煩雑な小口現金の精算から振込対応へ移行を検討

経理業務の課題になっていたことを教えてください。

以前は経費精算を小口現金で行っていました。経理担当者が精算の度に現金を使うため、金額の間違いや小銭の用意が必要になるなど、小口現金の管理が煩雑で、かなりの時間を使っていました。
また、経費精算の申請フローにも課題を感じていました。以前は経費精算シートに内容を手書きで記載し、領収書を貼り付けたものを提出する流れでした。その中でも交通費精算は交通系ICカードの履歴を駅の券売機で出力してきて、私的利用分や定期区間を差し引きする作業が必要だったため、毎月ミスが発生していました。

小口現金の管理、経費精算における手間とミスの多さが課題だったのですね。
業務効率化に踏み切るきっかけは何だったのでしょうか

この課題を受け、小口現金を廃止し振込対応への運用移行を実現すると同時に、精算業務でのミスの削減を叶える方法を模索しているうちに、クラウド型の経費精算システムの存在を知り、導入を検討しました。

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 WEB帳票発行サービス「楽楽明細」

手間だった小口現金から卒業!効率的な振込精算を実現

経費精算システムを導入され、どのように精算業務が効率化できましたか

弊社では経費精算システムの「楽楽精算」を導入して経費精算業務をシステム化しました。
「楽楽精算」は使用していた会計システムや取引銀行システムと連携ができるので、会計システムへの手入力、振込データの作成が不要で、効率の良い振込精算を実現できました。システム化によってずっと課題になっていた小口現金の精算をやめることができ、現金管理の手間がゼロになりました。また、申請された内容から仕訳データを自動で作成できるので、以前経理担当者が行っていたExcelの現金出納帳に記入する作業がなくなりました。

さらに交通費精算においても、交通系ICカードの使用履歴を読み取り、そのまま精算ができるようになったことで交通費の計算のミスを防ぎ、申請にかかる時間が大幅に減りました。効率良く処理ができるようになり、申請者が申請の締切日を守ってくれるようになったのも助かっています。

念願の振込精算を実現したのは、大きな成果ですね!
経費精算システムを導入して、その他に便利だなと感じるところはありますか

経費精算システム導入前は処理の振り返りが必要な際に、ファイリングした過去の領収書原本を探す手間がかかりましたが、「楽楽精算」 は電子帳簿保存法に対応しているため、システム上で検索をすればすぐに該当の領収書を確認できるのがとても便利です。
また、「楽楽精算」は経理担当者だけでなく、申請者や承認者からも好評です。申請者からは交通系ICカードを読み取れる機能を高く評価する声が多く、承認者からは外出先でスマートフォンから承認ができるようになったことや、システム上でコメントを残すことで差し戻しができることで、わざわざ申請者を捕まえなくてもよいところが楽になったと聞きます。

システム上で確認ができるようになって、手間がだいぶ省けたようですね
導入はスムーズにいきましたか

「楽楽精算」は初期設定についてのセミナーを開催しているので、そちらに参加しました。初期設定の段階で必要な設定項目が多く不安もありましたが、その場で手伝っていただきながら設定できたのでスムーズに導入できました。特に、会計システムにインポートする仕訳データの生成の設定には不安がありましたが、多くの会計システムとの連携実績があるため、こちらの要望を聞いてもらいながらアドバイスをいただけたので助かりました。
こういったサポートは、他のシステムでは期間が限られていたり、電話サポートが有料だったりするので、「楽楽精算」はいつでも電話で問い合わせ対応いただけますし、サポートの方は、いつもこちらの要望をすぐに察して解決策を教えてくださるので、大変心強いです。

精算以外もシステム化を検討!手入力によるミス削減へ

その他、経費精算業務の他に業務効率化に取り組まれているものはありますか。

現在は経理と労務の業務フローをシステム化し、手入力の削減を目標にしています。
昨年クラウド型の会計システムを導入しました。取引はすべて手入力でしたが、預金はAPI連携ができますし、勘定科目も「楽楽精算」と連携して自動で選択して取り込めるので、月次処理は大幅に時間を削減できました。
また、今年からは、勤怠管理にもクラウドシステムを導入しました。それにあわせて給与計算システムもクラウドに変更する予定です。給与の仕訳も自動で生成すれば、さらに手入力削減ができます。クラウドは初期費用が少ない点や複数人で同じデータを共有・操作できる点、自社でのメンテナンスが不要で使い続けられる点が魅力であると感じています。
現在は、営業からの請求情報の入力ミスが多いことが課題です。それを削減するために請求書発行や、顧客管理システムを連携しようと検討しています。

経理プラス編集部より

経費精算システムの導入を通じて小口現金の精算をやめ、念願だった振込精算への移行に成功された人材ドラフト様ですが、当初抱えていた精算方法の課題以外にも、交通費の精算や領収書保管など、様々な面で煩雑な経費精算の手間を削減されたことが分かるインタビューでした。経費精算のシステム化により業務効率化に成功されたことで、他のバックオフィス部門の効率化も検討・実施ができるようになったということで、まずはアナログな作業が多く、取り組みやすいものから効率化を進めていくことが大事だと感じました。
貴重なお話をありがとうございました!

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WEB帳票発行システム「楽楽明細」

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