【インタビュー】経費精算の為の出社をなくす！會澤高圧コンクリート経理部のテレワークを実現した方法とは

きっかけは「社員のテレワーク対応」と「現金出納管理の改善」

今まで貴社が抱えていた課題について教えてください。

一番大きな課題は、「経費精算の為に社員が出社しなければならない」ということでした。弊社の経費精算の流れは、「Excelで精算書を入力し、上長押印にて承認を得た上、各拠点の現金出納にて現金精算」という流れでした。そのため、申請・承認を行うために出社する必要がありました。また、現金出納についても、出納管理者が申請内容を会計システムに入力を行い、経理が入力チェックを行うという処理も行っており、申請者・承認者以外に、出納管理者も出社する必要がありました。

「楽楽精算」導入前の経費精算処理フロー

その他の課題として、拠点によっては、多額の現金管理も出納管理者に任せなければならないこと、経費精算の電子化への対応、今後施行される電子帳簿保存法への対応など、様々な課題を抱えておりました。

そのため、これら全てを解決するために経費精算システムの導入検討を始めました。

選定の一番のポイントは「累計導入社数No1※1」という安心感

数ある経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えてください。

選定の一番のポイントになったのは、累計導入社数No1※1という部分です。検討当時、コロナ禍で、テレワークへの対応を緊急で行わなければなりませんでした。選定~導入まで、あまり時間をかけることができない状況でしたが、経費精算システム「楽楽精算」が多くのユーザーに選ばれているということは大きな信頼になりました。また、当社が抱えていた課題を解決できる機能が揃っており、コストバランスも満足できるものでした。

※1: デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

申請者、承認者、経理 全員が導入効果を実感

全社で月平均75時間程度の工数削減に成功

一番の課題であった「社員のテレワーク対応」と「現金出納管理」について、導入後の変化を教えてください。

まず、「楽楽精算」の導入後は出納管理者がシステム入力を行う事が無くなりました。その分、大幅な時間短縮となりました。具体的には、主な15拠点で月平均5時間程度、短縮することができました。全社だと75時間(15拠点×5時間)程度短縮することができています。中には、20時間以上業務を短縮できた拠点もあり、全社的に高い導入効果を感じています。削減された時間で新たな業務への挑戦もできています。

経費精算の為の出社対応から解放

申請者や承認者のテレワーク対応は、導入後、どのように変化しましたか。

スマートフォンからも申請・承認ができるようになり、経費精算の為に出社する必要がなくなりました。導入後、営業から話を聞いた所、「経費精算業務はプライオリティが低すぎる活動。出張が多い営業職からすると、もう紙・Excelでの精算には戻りたくない。」という意見がありました。出張自体も、コロナ禍前と同程度まで戻ってきたこともあり、より導入効果を感じていただけているのではないかと思います。

＞＞経費精算のスマートフォン対応についてはこちら！

スピード感をもって導入できた秘訣は「カスタマイズ性の高さ」と「申請方法を動画化」したこと

コロナ禍での緊急対応のなか、スピード導入のために意識したことを教えてください。

まず意識したことは、「今の経費精算のフォーマットをできる限り再現すること」です。全く違うシステムで導入をすると現場に混乱を招くと思ったので、できるだけ再現して環境を構築していきました。「楽楽精算」はカスタマイズの自由度が非常に高く、結果的にスムーズに移行することができました。導入時には、「楽楽精算」のサポートサイトを見ながら設定を行いましたが、実質一人でも、各種設定を無理なく行うことができました。
次に意識したことは、「全社員向けに申請方法を動画にして共有する」ことです。最初は、各拠点の担当者に対して、新しい経費精算の方法を連絡して、おろしてもらおうと思いました。しかし、コロナ禍で急を要していたこと、各拠点の担当者任せでは担当者に負担が大きすぎることなどから、申請方法の動画化の方がよりスピード感をもって進められると思いました。

＞＞入力画面のカスタマイズなど、楽楽精算の機能詳細一覧はこちら！

導入時の社内理解や社内浸透はいかがでしたか。

経費精算のシステムを変更した当初は、慣れない部分もあり、たくさんの問い合わせが来ました。しかし、多少の混乱はあったものの、導入時に社員からの反発などはとくにありませんでした。おそらく、当初の経費精算のやり方は、出社しなければできなかったので、出張の多い営業職からすると負担だったのだと思います。それが、「楽楽精算」の導入でより良い方法になるのではないか、という期待があったのだと思います。