交通費精算はICカードとタブレットで効率化しよう

業務で外出すれば、必ず行う交通費精算。実施する必要があるものの、毎月の交通費精算を面倒に感じている方も多いのではないでしょうか。様々な業務のIT化が進み効率化されていますが、交通費精算に関しては、まだ6割〜7割ぐらいの企業が紙やエクセルを使って申請していると言われ、効率化の余地がある業務の一つです。
紙・エクセルの場合、交通費精算に非常に時間がかかります。例えば訪問した先を1件1件思い出し、電車賃をインターネットで検索して、紙やエクセルに入力しなくてはならず、特に電車移動が多い営業の方であれば、申請にかかる時間は膨大です。

そこで今回は、交通系ICカードとタブレットを活用して、交通費精算を効率化する方法をご紹介します。

 

交通費精算システムのICカード取り込み機能を活用

電車に乗る際に交通系ICカードを利用している方は多いと思いますが、ICカードには利用履歴が保存されていて、いつ、どの駅で電車に乗って、どの駅で降りた等の情報が記録されています。
ですので、その情報を利用できれば、交通費精算の際にわざわざインターネットで電車賃を調べて1件1件手書きあるいは、手入力する必要がなくなるわけです。

では、どうすれば利用履歴を活用できるのでしょうか。
それは、交通費精算システムを使うことで可能です。交通費精算システムの中には、交通系ICカードの履歴を取り込む機能を有しているものがあります。そのため、市販のICカードリーダーでカードの履歴を読み取り、システムに取り込むことで交通費の申請データとしてそのまま利用できるのです。
しかし、「プライベートで使った分も取り込まれてしまうのでは?」と思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。読み取った履歴のうち、どれをシステムに取り込むのか選択できるようになっており、プライベートで利用した履歴は除外することが可能です。

 

タブレットを使って、交通費精算をより効率的に

非常に便利な交通系ICカードの履歴情報を活用した交通費の申請ですが、ICカードはカードの仕様で、保存できる履歴の数に上限があります。例えば、首都圏で主に利用されているSuicaやPASMOは、最新の20件までしかカード内に保存されません。そのため、頻繁に外出する営業の方であれば、数日間の履歴しか残っておらず、古い履歴が消えてしまう前に都度交通費精算システムにログインして、ICカードリーダーで取り込む作業が必要です。紙やエクセルと比較して便利になるものの、忙しい合間を縫って数日ごとにシステムに取り込むのは、面倒ですよね。

そこでおすすめしたいのが、タブレットを活用する方法です。
タブレットには、NFCと呼ばれる通信技術が搭載されているものがあり、交通系ICカードの履歴を読み取ることができます。また、交通費精算システムの中には、ICカードを読み取るためのスマートフォン、タブレット用のアプリが提供されているものがあり、NFCが搭載されているタブレットで、交通費精算アプリを使うことで、いつでも履歴を読み取ることができます。
会社の共有スペースに1台タブレット端末を設置して、営業の方は会社に戻ってきた際には、必ずICカードの履歴を読み取るようにすれば、カード内に保存できる上限数を気にすることなく、また手間がかからず非常に便利です。

今回、実際にNFCを搭載したタブレットと、株式会社ラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」を使って交通費の申請を行ってみました。

 

アプリを立ち上げて、カードをかざすだけ

利用するには、あらかじめタブレットにアプリをインストールしておく必要があります。

タブレットにアプリをインストール

タブレット用のスタンドを用意して、営業の方が会社に戻ってきた際に必ず通る入口付近等に設置しておくと便利かもしれません。

そして、インストールしたアプリを立ち上げると、ICカードを読み取る画面が開きます。

ICカード読取画面

ここで、タブレットにICカードをかざすと履歴が読み取られます。

あとは、読み取ったものを送信するだけです。

ICカード読取後イメージ

たったこれだけの作業でICカードの履歴が取り込まれました。
時間にして1分もかからず、会社に戻ってきて席に着く前に行えば、そんなに手間に感じることはないでしょう。
あとは、月末に取り込んだデータをまとめて申請すれば、交通費の精算は完了です。
今回はタブレットを利用しましたが、NFCが搭載されているスマートフォンでも代用できますので、個人で利用しているスマートフォンにアプリをインストールしておけば、タブレットを利用しなくても同様のことができます。

 

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交通費精算でICカードとタブレットを活用するメリット

これまで交通費精算システムのICカード取り込み機能と、タブレットを活用した交通費精算をご紹介しましたが、下記のメリットがあります。

  1. 申請にかかる時間を大幅に削減
    会社に戻ってきた際にICカードをタブレットにかざして履歴を取り込み、また月末に申請する際はすでに取り込まれたデータを送信するだけで交通費精算が完了します。
    そして、今回使用した「楽楽精算」はクラウドシステムのため、データを日々取り込んでさえいれば、スマートフォンからでも申請できます。ですので、月末に交通費精算のためだけに会社に戻ることもなくなり、無駄な時間を大幅に削減出来ます。
  2. チェックの手間も削減
    ICカードから取り込んだデータは、実際に使った経路、電車賃がそのまま取り込まれます。そのため、申請内容をチェックする承認者や経理の方も、改めて金額があっているか調べる必要がなくなり、チェックの手間を減らすことができます。
  3. 月次決算の早期化
    申請の手間が減り、チェックも簡単になれば、交通費精算業務自体がこれまで以上に早い期間で終了します。そうなれば、月次の決算も早く取り掛かることができるようになります。経営層に対しても、素早く会社の経営状況を報告することが出来るでしょう。

 

最後に

交通費精算システムのICカード読み取り機能とタブレットを活用することで、交通費精算業務の時間と手間を削減することができます。まだ、紙やエクセルで交通費精算を行っていれば、大幅な業務改善につながりますので、交通費精算システムの導入とタブレットの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。

※Suicaは東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※PASMOは株式会社パスモの登録商標です。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

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