Suica®をタッチして精算!?ICカードで交通費精算を効率化

Suica®をタッチして精算!?ICカードで交通費精算を効率化

業務で外出すれば、必ず行う交通費精算。実施する必要があるものの、毎月の交通費精算を面倒に感じている方も多いのではないでしょうか。様々な業務のIT化が進み効率化されていますが、交通費精算に関しては、まだ6割〜7割ぐらいの企業が紙やエクセルを使って申請していると言われ、効率化の余地がある業務の一つです。
紙・エクセルで行う交通費精算は非常に時間がかかります。例えば訪問した先を1件1件思い出し、電車賃をインターネットで検索して、紙やエクセルに入力しなくてはならず、特に電車移動が多い営業の方であれば、申請にかかる時間は膨大です。

そこで今回は、交通系ICカードを活用して、交通費精算を効率化する方法をご紹介します。

また、交通費精算をさらに効率化したい方はおすすめのシステム・アプリをご紹介していますので、併せてご覧ください。
経理プラス:交通費精算システム・おすすめアプリ3選まとめ ―これで業務効率化!―

交通費精算の無駄や不正はエクセルでの作業が原因!?

経費精算業務は多くの手間がかかり、面倒な業務と感じている方は多いと思いますが、不正の温床にもなっていることをご存知でしょうか。株式会社ラクスが企業の営業担当者200名に行った調査によると、週に20件に訪問をしている営業担当者の70%以上が定期区間を含んだ交通費を不正に申請しているという結果になりました。

経理プラス:交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

どうして交通費申請の不正が起こるのか、交通費精算システムを使用していない場合の交通費申請のフローと問題点を見ていきたいと思います。

月末に履歴を印字するために駅まで行く

履歴を正確に把握する方法として、交通系ICカードの履歴を駅の券売機で印字する方法があります。履歴印字は100件までしかできず、訪問の多い営業の方やコンビニなどでの物販の購入やチャージ、またプライベートでの使用が多い場合、古い履歴が消えてしまうため月に複数回印字をする必要があり、手間がかかります。

実際に履歴の印字から交通費精算書の作成までの作業と、かかった時間を調べてみましたので参考としてご覧ください。

経理プラス:Suica®やPASMO®の履歴印字や請求書発行の手順と交通費精算の効率化について

手書きまたはエクセルで経路を記入して、金額を計算する

印字された明細履歴から私用の履歴を除いた後、乗換案内などで実際に使ったルートを確認しながら交通費精算書を作成していきます。手作業で運賃を調べるため申請件数が多いと時間がかかりますし、気をつけていても転記ミスをしてしまうこともあります。

また、本来支給されている定期区間は除いて申請する必要がありますが、うっかり計算ミスをしてしまったり、中には定期区間が含まれていることを知りつつ、不正に申請をしてしまうケースもあります。
そのため経理担当者は交通費申請の内容の金額と社員の定期区間と照らし合わせて1件1件確認する必要があります。

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交通費精算は乗換案内機能で効率化

そんな面倒な交通費精算ですが、システムを活用することで多くの手間を削減し、不正申請も防ぐことができます。今回は交通費精算システム「楽楽精算」を例にご説明をします。

「楽楽精算」には交通費精算を効率化する機能が多数搭載されていますが、その一つがジョルダン社が提供する乗換案内と連携していることです。利用したルートを乗換案内で調べて選択すると、経路がシステムに連携され、そのまま精算することができます。さらに選択した経路には乗換案内の「早」「安」「楽」のアイコンが連携されて表示され、適切な経路が選ばれているか一目でわかるため、経理担当者のチェックもとても簡単です。

また、あらかじめ社員の定期区間を設定しておくことで、定期区間を含んだ経路の場合、「定」というアイコンが表示され、自動で定期区間分の料金を控除してくれるため、計算ミスや不正をなくすことができます。

実際に乗換案内機能を使って交通費精算をする方法についてこちらでご紹介しています。

経理プラス:どのくらい楽になるの?交通費精算システムの乗換案内機能を使ってみた

交通費精算システムの交通系ICカード取り込み機能を活用

さらに、乗換案内で調べる手間も削減したい!という方にお勧めの機能が「交通系ICカード取り込み機能」です。電車に乗る際に交通系ICカードを利用している方は多いと思いますが、交通系ICカードには利用履歴が保存されていて、いつ、どの駅で電車に乗って、どの駅で降りた等の情報が記録されています。
ですので、その情報を利用できれば、交通費精算の際にわざわざ駅に履歴印字をしに行ったり、インターネットで電車賃を調べて、1件1件手書きあるいは、手入力したりする必要がなくなるわけです。

では、どうすれば利用履歴を活用できるのでしょうか。
それは、交通費精算システムを使うことで可能です。「楽楽精算」のような交通費精算システムの中には、交通系ICカードの履歴を取り込む機能を有しているものがあります。そのため、市販のICカードリーダーでカードの履歴を読み取り、システムに取り込むことで交通費の申請データとしてそのまま利用できるのです。
しかし、「プライベートで使った分も取り込まれてしまうのでは?」と思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。読み取った履歴のうち、どれをシステムに取り込むのか選択できるようになっており、プライベートで利用した履歴は除外することが可能です。

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交通系ICカードとタブレットで交通費精算をさらに効率化

交通系ICカードの履歴情報を活用した交通費の申請は非常に便利ですが、交通系ICカードはカードの仕様で、保存できる履歴の数に上限があります。例えば、首都圏で主に利用されているSuica®やPASMO®は、最新の20件までしかカード内に保存されません。そのため、頻繁に外出する営業の方であれば、数日間の履歴しか残っておらず、古い履歴が消えてしまう前に都度交通費精算システムにログインして、交通系ICカードリーダーで取り込む作業が必要です。紙やエクセルと比較して便利になるものの、忙しい合間を縫って数日ごとにシステムに取り込むのは、面倒ですよね。

そこでおすすめしたいのが、スマートフォンやタブレットを活用する方法です。
「楽楽精算」にはNFCと呼ばれる通信技術が搭載されているスマートフォンやタブレットで、交通系ICカードの履歴を読み取ることができる専用アプリがあります。
会社の共有スペースに1台スマートフォンやタブレット端末を設置して、営業の方は会社に戻ってきた際には、必ずその端末でICカードの履歴を読み取るようにすれば、カード内に保存できる上限数を気にすることなく、また手間もかからず非常に便利です。

今回、実際にNFCを搭載したタブレットと「楽楽精算」を使って交通費の申請を行ってみました。

交通系ICカードリーダーアプリを立ち上げて、カードをかざすだけ

利用するには、あらかじめタブレットにアプリをインストールしておく必要があります。

タブレットにアプリをインストール

タブレット用のスタンドを用意して、営業の方が会社に戻ってきた際に必ず通る入口付近等に設置しておくと便利かもしれません。

そして、インストールしたアプリを立ち上げると、交通系ICカードを読み取る画面が開きます。

ICカード読取画面

ここで、タブレットに交通系ICカードをかざすと履歴が読み取られます。

あとは、読み取ったものを送信するだけです。

ICカード読取後イメージ

たったこれだけの作業で交通系ICカードの履歴が取り込まれました。
時間にして1分もかからず、会社に戻ってきて席に着く前に行えば、そんなに手間に感じることはないでしょう。
後は、月末に取り込んだデータをまとめて申請すれば、交通費の精算は完了です。

今回はタブレットを利用しましたが、NFCが搭載されているスマートフォンでも代用できます。そのため個人で利用しているスマートフォンにアプリをインストールしておけば、タブレットを利用しなくても同様のことができます。

実際にiPhoneと交通系ICカードを使う交通費精算のやり方をまとめましたので、参考にご覧ください。


経理プラス:iPhoneでICカードを読み取って交通費精算!?どれくらいラクか試してみた

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「楽楽精算」で交通費精算を効率化するメリット

楽楽精算

これまで交通費精算システムの乗換案内機能や、交通系ICカード取り込み機能、タブレットを活用した交通費精算の方法をご紹介しましたが、「楽楽精算」を活用することで交通費以外の精算業務も大きく効率化することができます。その機能をいくつかご紹介します。

1. Suica®をタッチして精算!?ICカードで交通費精算を効率化

会社に戻ってきた際に交通系ICカードをタブレットにかざして履歴を取り込み、また月末に申請する際はすでに取り込まれたデータを送信するだけで交通費精算が完了します。
そして、今回使用した「楽楽精算」はクラウドシステムのため、データを日々取り込んでさえいれば、スマートフォンからでも申請できます。ですので、月末に交通費精算のためだけに会社に戻ることもなくなり、無駄な時間を大幅に削減できます。

2. チェックの手間も削減

交通系ICカードから取り込んだデータは、実際に使った経路、電車賃がそのまま取り込まれており、定期区間分も自動で控除されています。そのため、申請内容をチェックする承認者や経理の方も、改めて金額があっているか調べる必要がなくなり、チェックの手間を減らすことができます。

3. 規定違反チェックで誤申請を削減

社内の経費精算規程に反する申請を自動でチェックし、警告を出したり、申請できないように設定することができます。
例えば必須項目の未入力をはじめ、各企業の規定に合わせた設定ができ、これまで発生していた無効な申請のチェック・差し戻しなどの作業がなくなります。そのため、差し戻しの手間を削減し、内部統制の強化やコンプライアンスの順守にもつながります。

4. 仕訳作業の効率化

申請の手間が減り、チェックも簡単になれば、交通費精算業務自体がこれまで以上に早い期間で終了します。また、「楽楽精算」には自動仕訳機能があり、CSV形式で取込み可能な会計ソフトであれば、どんな会計ソフトでも連携することができます。そうなれば、月次の決算も早く取り掛かることができるようになり、経営層に対しても、素早く会社の経営状況を報告することができるでしょう。

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最後に

交通費精算システムの交通系ICカード読み取り機能とスマートフォンやタブレットを活用することで、交通費精算業務の時間と手間を削減することができます。まだ、紙やエクセルで交通費精算を行っている企業の場合、大幅な業務改善につながりますので、交通費精算システムの導入とタブレットの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。

今回ご紹介した「楽楽精算」無料トライアルも可能です。実際の運用現場での活用方法なども相談できるのでまずは気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

※Suicaは東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※PASMOは株式会社パスモの登録商標です。

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経費精算システム「楽楽精算」

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