【経理向け】チャットボットで経費精算のイライラを解消!

こんなお悩みありませんか?

「この問い合わせ内容、マニュアルに細かく書いてあるのに……」
「申請項目が違うけど、なぜ確認しないで申請してくるのだろう……」
経理担当者の皆さんにとって、もし全社員がルール通りに経費を申請してくれるのであればこれほど嬉しいことはないでしょう。しかし、現実はそう甘くありません。マニュアルを読まずにとりあえず経理に問い合わせをする社員は後を絶たず、中には、「これで大丈夫だろう。」といった自己判断や周辺の人に簡単に尋ねただけで申請をあげてくるツワモノもいる始末。
日々疲弊する経理担当者を救うにはどうすればいいのか。ここでは、気合や根性の精神論ではなく、仕組みを根本的に見直す”システム”による改善方法をご紹介します。
 

なぜマニュアルを用意しても経理の負担が減らないのか

よくある問い合わせの傾向がみえてくると、「社員の自己解決率を高めて、問い合わせ件数を減らそう!」とマニュアルを作成するのは自然な流れです。
しかし、多くの企業では予想に反してマニュアルが活用されず、以前と比べて問い合わせ件数が減らない…という悲しい結末になることも少なくありません。一体なぜこのようなことが起こるのでしょうか。社員の心情から原因をみていきましょう。

【原因1】経理に直接聞いたほうがラク

マニュアルの存在を認知しているにもかかわらず、「探すのが大変そうだから。」「聞いたほうが早い。」という理由で、直接の問い合わせを選択してしまうことが原因です。
もしくは、以前利用してみたものの、使い勝手が悪かったために今は利用していないケースもあるでしょう。状況は様々ですが、経費精算で疑問があった際に、「マニュアルの検索性」がネックとなっていることが課題といえます。

【原因2】 分からなかったら周りの人に聞けばイイ

根拠のない自己判断は論外として、周囲からの曖昧な回答をマニュアルより正と考えてしまうことが原因です。周囲の人に質問をして正しい回答が得られれば問題はないのですが、経費精算のルールを完璧に理解している社員は経理を除いてほとんどいないでしょう。このケースの場合、「問い合わせの優先順位」が《周りの人>マニュアル》となっていることが課題といえます。
 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 チャットディーラー俳句

 

経費精算システムと連携した「チャットボット」とは

経費精算業務はシステム化する時代を迎えています。今までは紙やエクセルで申請をして、経理担当者がチェック、精算、仕訳…と行っていた面倒な業務をシステム導入により効率化する企業が増えているのです。
ただ、一口に経費精算システムといっても様々な種類があります。ここでは、経費精算業務だけでなく、問い合わせ対応の負担削減も実現できる「チャットボット」と連携した珍しい経費精算システムをご紹介します。

チャットボットでできること

そもそも「チャットボット」とは何なのでしょうか。
チャットボットとは、利用者からの問い合わせに対して自動で応答するプログラムのことです。経理担当者宛の問い合わせ対応で利用する場合、「領収書を紛失してしまった。」「経費精算の締切はいつなのか。」といったよくある問い合わせに自動回答してくれるので、経理担当者の負担を削減できます。
また、経費精算システムと連携することで、システム上にチャットボットを表示することが可能です。
 

チャットボットと経費精算システムが連携するメリット

マニュアルが活用されない課題として、「マニュアルの検索性」「問い合わせの優先順位」があることをみてきました。しかし、チャットボットと経費精算システムが連携していることでどうやって課題を解決できるのでしょうか。

  1. 検索性が高い チャットボットは、まるで経理担当者と会話をしているかのように問い合わせできることが特徴です。

    そのため、マニュアルに比べて利用者の煩わしさがなく、サクサクとマニュアルの該当ページまで誘導することが可能です。「マニュアルの検索性」がネックになっている場合、マニュアル自体を見直すことも大切ですが、利用者とマニュアルを繋ぐことが早期の課題解決に繋がります。

  2. とにかく目立つ 経費精算システム上に表示することができるので、経費精算時にチャットボットが常に目に付く状態です。

    「目に付く=探す手間が不要」なため、周りの人に尋ねるよりも問い合わせの優先順位をあげることが可能になります。また、周囲の曖昧な回答は時に誤っていることもありますが、チャットボットは常に最適なマニュアルに誘導できるので間違った経費精算を防ぐことにも繋がります。

 

経費精算システムとして便利な「楽楽精算」

実際に、チャットボットと連携できる経費精算システムについてご紹介します。
株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」は、導入社数が4,000社を超える今一番選ばれている経費精算システムです(2019年2月時点)。同じくラクスが提供しているチャットボットツール「チャットディーラー」と連携することが可能です。 また「楽楽精算」単体でも、申請者から承認者、経理担当者を楽にする機能が多数搭載されています。
例えば、「規定チェック機能」という、あらかじめ社内ルールを設定しておくことで間違った状態で申請しようとするとエラーが表示される機能があります。タクシー料金を精算する場合、同乗者や理由が入力されていないとエラーを表示したり、交際費精算の場合、参加者の氏名・人数を必須入力とし、一人当たりの金額に合わせて「会議費」なのか「交際費」なのか自動で計算して間違っている場合はエラーを表示させることも可能です。
こういった機能があることで、申請者は申請前にミスに気付くことができ、経理担当者は後から差し戻す手間や負担から解放されます。
 

チャットボット×経費精算システムで業務効率化

経理担当者の負担を削減するには、仕組み作りが大切です。ただし、仕組みは作って終わりではなく、きちんと定着させなければ意味がありません。 もし、マニュアルを活用して問い合わせ件数を削減したいのであれば、チャットボットについてぜひご相談ください。 そして、経理担当者の負担を根本的に解決したいとお考えなら、経費精算システムの中でもチャットボットと連携した経費精算システム「楽楽精算」を検討してみてはいかがでしょうか。
 

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社内問い合わせ改善ツール「チャットディーラー」

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経理プラス編集部

経理プラス編集部

経理プラス編集部です!経理担当者様の日々の業務にプラスとなる情報をお届けしてまいります。