電子領収書で印紙代と業務コストを削減!電子発行のすすめ

請求書や領収書などの帳票の発行は経理部門の重要な業務の一つです。期限内に間違いなく対応をしなければならないこれらの業務に業務時間を圧迫されていたりする方も多いでしょう。その中でも、領収書の発行は収入印紙のルールがあり作業が煩雑です。

このような状況で注目されているのが、領収書の電子発行です。
領収書を電子発行に切り替えることで、業務時間短縮による業務コストの削減、さらには収入印紙代も削減することができます。なぜ、領収書の電子発行でこのような効果が得られるのか。印紙税法の概要や対象範囲をおさらいしながら学んでいきましょう。

 

印紙税法をおさらい、領収書の印紙代とは?

印紙税は、日常の経済取引に伴って作成する契約書や領収書等に課税される税金です。金額が5万円を超す領収書に対しては、収入印紙を貼らなければなりません。必要な収入印紙の金額は領収書に記載される金額によって異なり、現在のところ以下のように定められています。

5万円未満非課税
100万円以下200円
100万円超200万円以下400円
200万円超300万円以下600円
300万円超500万円以下1千円
500万円超1千万円以下2千円
1千万円超2千万円以下4千円
2千万円超3千万円以下6千円
3千万円超5千万円以下1万円
5千万円超1億円以下2万円
1億円超2億円以下4万円
2憶万円越3億円以下6万円
3億円超5億円以下10万円
5億円超10億円以下15万円
10億円超20万円

また、収入印紙が必要な書類に貼付けを忘れてしまった場合は、定められている3倍の金額を納付しなければなりません。

 

領収書を電子発行にすれば印紙代はゼロに!

このように法律で定められている印紙税ですが、領収書を電子文書として発行すると一般的に印紙税の対象とならないといわれています。つまり、印紙税がかからないということです。

これには、法律で定義された印紙税の対象範囲に理由があります。印紙税法では課税の対象を「別表第1の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。」と定義しています。ここでの文書というのは、書面で作成され交付された文章のみを指し、電子文書は含まれていないと解釈されています。そのため、領収書を電子発行すれば収入印紙は不要となるのです。

参考:国税庁 印紙税法基本通達,第2節 文章の意義等

電子発行とは、主に下記の方法で発行されるものを指します。

  • 領収書をWEB上で電子発行する
  • 領収書をメールで取り交わす
  • 領収書をFAXで取り交わす

これらの方法で交わされた領収書は、書面原本を交付していないため課税の対象にならないという解釈になります。書面にて領収書を発行している企業は、いずれかの方法へ領収書発行方法を切り替えることで、印紙税を削減することができるのです。

 

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領収書をシステムで電子発行すれば、印紙代だけでなく業務コストも削減!

領収書の発行をWEB帳票発行システムに移管すれば、収入印紙の費用のみでなく、発行にかかる業務時間コストも削減することができます。

WEB帳票発行システムとは、領収書などの帳票の作成~発行までをWEB上で行うことができるサービスです。例えば、ラクスが提供しているWEB帳票発行システム「楽楽明細」では、基幹システム等で管理している領収書発行用の元データをシステムに取込み発行日時を指定するだけで自動的に領収書が作成されます。作成された領収書は、パスワードで管理された顧客ごとの専用ダウンロードページにアップロードされますので、そこからダウンロードをしていただけば領収書の取り交わしがWEB上で完結します。

電子発行では、従来の領収書発行にかかっていた、印刷、押印、収入印紙の貼付け、郵送などのプロセスがなくなりますので、発行にかかる時間が削減でき、業務コストが削減できるのです。

電子発行の際にはシステム利用料がかかりますが、年間の印紙代や発行業務にかかる年間コストを考えると、ほとんどの場合システム料はペイすることができるでしょう。利用料は帳票の発行件数によって異なりますので、詳しくは各サービスの利用料金をご確認ください。

 

最後に

領収書の発行方法を電子発行に切り替えることでコストや発行の手間を減らすことができます。それ以外にも、発行ミスの防止や再発行の手間の削減など、電子発行を採用するメリットは様々です。現状の運用を振り返り、領収書発行方法を再検討してみてはいかがでしょうか。

 

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WEB帳票発行システム「楽楽明細」
● 著者
経理プラス編集部

経理プラス編集部

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