経理標準化のためのテクニック　－日単位でのスケジュール管理－

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経理業務を標準化することは、コストの削減や品質の向上に大きな影響をもたらしてくれることになると思います。
経理の標準化のテクニックをシリーズでお届けしたいと思います。

今回は、スケジュールを日単位で設定するということにフォーカスしてお話しをしたいと思います。

スケジュールは日単位で作成する

目標を達成するために、予定表を作る方は多いと思います。
学生時代であれば、試験日に合わせて、スケジュールを組んだ経験をお持ちの方も多いでしょう。
一般的には、スケジュールを組んで学習した方が良い結果になるケースが多いと思います。
経理も例外ではなく、綿密にスケジュールを組んでいる会社はスムーズな決算が行われているケースが多いです。
ただ、経理の業務のうち、月次決算に関して、スケジュール管理を全ての会社がしているかというと、実際はそうではない会社も多いのではないかと思います。

ここで、月次決算について考えてみましょう。

皆さんの会社の月次決算の締め切りはいつでしょうか。
社内の数値の報告会である役員会は締め切りのひとつと言えるでしょう。
経理部門では、役員会の日にちに合わせて月次決算を終わらせるように仕事を進めていると思います。
しかし、期限である役員会には何とか合わせようと進めるけれども、途中段階での到達目標は決めていないという会社が多く見受けられます。
標準化のためにオススメしているのは、日単位のスケジュールを作ることです。

スケジュールに記載する項目は極めて一般的なもので充分です。
具体的には次のような項目が挙げられます。

記載要素はこれだけあれば充分です。

そして、日単位のスケジュールを作成して日々の実施項目及び担当者を定めることで、次のような効果が出ます。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

スケジュールからボトルネックを明らかにする

上場会社等はもちろんのこと、中小企業においても月次決算を早めに締めて、損益状況等を早く知って、経営判断を行いたいと考えている経営者の方は多くいらっしゃると思います。
そのために、決算の早期化は重要な課題ですが、この日単位のスケジュールを作成して、実施するという手法は、威力を充分に発揮します。
日単位のスケジュールを作らずに作業を実施していた時は、なぜ遅くなるのか、どこにボトルネックがあるのか、作業漏れによってミスが出る可能性が残ってしまうなど、なあなあになってしまっていたものが、日レベルにまで予定を落とすことで、予定通りいかない原因や予定通り実施させるための手段が明らかになってきます。

また、特定の人が忙しくなっていないか、暇をしている人はいないかといったことも分かるので、業務を平準化させることも可能となります。

より進化している会社だと、日レベルにとどまらず、一日の時間レベルまで作業工程を落として管理をしています。
皆さんの会社でもスケジュール管理を見直してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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