経理に求められるコミュニケーションスキル

Fintechにより経理業務の質が変わる

経理はこれから「仕組みを利用する側」から「仕組みを構築する側」の役割が求められるようになります。

Fintech(以下フィンテック)というキーワードが経理の環境含め経営環境を騒がしています。finance(金融)とtechnology(技術)を組み合わせた造語で、IT技術を金融系の分野に活用するものを全般的に指します。

経理の分野では、会計ソフトや経費精算システム、ERPなどのクラウドサービスがこれにあたり、経理が行なっていた様々な事務処理がシステムによって代替えされると言われています。

フィンテックによって経理の仕事がなくなると言われている一つの例として、「仕訳入力」があります。
これまでは紙で申請されていた領収書や請求書などの書類を、経理で内容を見て適正な勘定科目で会計ソフトに入力する作業が必要で、どの勘定科目で入力すべきか判断が難しいため経理の仕事でした。

しかし、フィンテックの活用により、領収書や請求書をシステムにアップロードすれば、どの勘定科目を選択するべきかをシステムが判断して仕訳をするというものがあります。経理でなくても作業ができてしまう状態になってしまうわけです。

ではシステムを導入すれば全てが任せられるかというと、そういうわけではありません。アップロードした原本の領収書や請求書はどのように保管するかの運用ルールが必要です。原本も今まで通りに提出するというのでは、手間が増えるだけです。

電子帳簿保存法に適した運用にするのであれば、「署名をしなければならない」、「画像が鮮明でなければならない」、「何日以内に処理しなければならない」など様々な運用ルールに沿っているかを管理しなければなりません。

 

「仕組みを構築する」に求められるコミュニケーション

「運用ルールを決める」ことは「仕組みを構築する」ことです。「仕組みを構築する」ことは、多くの場合やり方を変えるということです。

多くの人は変化に対して抵抗感があります。
新しいやり方を覚えるのが面倒なのもありますし、実際に面倒になるのではという気持ちからも抵抗感は生まれます。新しいやり方に対して楽になる期待感を持ってくれる人もいますが、コミュニケーションが雑だと前向きな人からも否定感が出る可能性があります。

新しい仕組みを導入する目的は様々です。

  • 業務の効率化
  • 内部統制の整備
  • 経営分析のための情報収集

しかし、これらの目的を達成するために著しく現場の負担になるのであれば本末転倒です。それぞれの目的を高い基準で満たしつつ、より本業に専念できるような仕組みでなければなりません。

そのためにはそれぞれの業務について深く知らなければなりません。そのために、実際に業務を行っている担当者とのコミュニケーションが必要となります。その他にもさまざまなコミュニケーションスキルが求められます。

 

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さまざまなコミュニケーションスキル

私が会社の基幹システムの設計から運用をしたことを例に、どのようなコミュニケーションを行ったのか紹介します。

「質問する」

現状のシステムを変更する場合、現状やり方や問題点、不便な点を利用者からヒアリングする必要があります。その際に必要となるのが「質問」の「コミュニケーションスキル」です。
現状のシステムで「何か不満はありませんか?」と投げかけても、すぐに思いつかない人もいるでしょう。現状の業務フローを示しながら、どの作業において手間が発生しているかを聞く、などの聞き方の工夫が必要です。

「雑談する」

その他にも普段の何気ない会話からさまざまな情報を得ている事も少なくありません。

「この作業が面倒くさくて」
「以外にこの作業時間がかかるんだよね」

どうにかしてほしいという要望で言ったわけではなく、ちょっとした雑談程度に言ったものにも、改善のネタがつまっています。

ヒアリングの際に、「以前こんな不満を言っていだけども」という切り出しから入ると相手もそれをきっかけに話しをしやすくなります。その不満についてより具体的な話しになる事もあるでしょう。相手の言葉を利用するというのは「コミュニケーションスキル」において重要で、相手の言葉を収集するのに「雑談」は非常に役立ちます。

少し余談ですが、現在私の会社の基幹システムもある意味雑談からうまれました。

それまで見積決裁書や売上伝票などはExcelで各担当者が作成し、印刷して承認者に承認印を貰っていました。そのため書類の回覧が遅く、また承認者が出張などで数日会社を空けた場合、承認待ちの書類が机の上に束になっているという状態でした。

ある時、私が取締役に承認印をもらいに行った際に、「捺印を押すのが大変だけどどうにかならないものか」と言われました。

これはどうにかしろと指示を受けたわけではなく、何気なく言われた言葉でした。私もその時は「大変ですよね」と言葉を返すだけで、どうにかしますと言ったわけではありません。しかし、その言葉をきっかけに基幹システムを設計するに至りました。

「説得する」

業務処理の方法を変えるため、社内からの拒否反応や反発もありましたが、取締役の要望があってと言うと納得はしなくとも、受け入れてくれました。このように他の人の言葉を使うのは有効です。

「この機能があればAさんが便利になります」
「新しいシステムになればBさんの手間は確実に減ります」

といったアプローチです。

これらは「質問」や「雑談」の中から各社員からの不満や要望を集めておくことで、説得時に使える材料が増えます。

また、地位に限らず会社にはキーマンとなる人が存在します。あの人が言っているならまぁしょうがないかなと思われている人です。キーマンの言葉を使うことでより説得力を持たすことができます。

「説明する」

各所からヒアリングを行いシステムを設計した後、実際に運用開始にあたり利用者に対して説明会を行う必要があります。

どのように伝えると利用者にとってわかりやすいのか、言葉だけでなく、実際のデモ画面やマニュアルを用意する必要があります。ただ優れたシステムはマニュアルなどを見なくても、どのような操作をするべきかがわかるようなUI(ユーザーインターフェース)になっています。システム構築においてそれを念頭に置きつつ設計し、説明会を行い、マニュアルも用意して万全を整えてこそ運用が滞りなくできます。

コミュニケーションに必要なのは言葉だけではありません。いかに伝わるか理解をしてもらえるかを考えたコミュニケーションが求められます。

 

まとめ

テクノロジーの発展により経理に求められる仕事は変わっていきます。仕訳入力などの単純作業はシステム化されていくでしょう。しかし、システムを導入すれば上手くいくわけではありません。
会社に適したシステムを選択し運用するには、自社について理解をしている者が必要です。経理はその役目となるべきで存在です。

 

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経費精算システム「楽楽精算」
● 著者
小栗勇人

小栗勇人

1980年生まれ。上場企業と上場企業子会社で経理を10年経験。ExcelやAccessの活用、クラウドサービスの導入、社内基幹システムの構築など、経理業務だけでなく、会社全体を効率化させることを日々実践中。運営ブログ「経理と事務の効率化」をきっかけにExcelの本『経理の仕事がサクサク進むExcel超活用術』を出版。

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