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【インタビュー】複数ツールの組み合わせで全社的な効率化に成功!日水製薬株式会社の経理業務効率化の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第10弾をお届けします。今回お話を伺ったのは、日水製薬株式会社の寺田 慎一郎様です。同社は全社的に抱えていた経費精算の問題を、複数の方法を使用した体制変更により改善されました。その経緯や詳しい効果について伺いました。

 

日水製薬株式会社とは

日水製薬日水製薬株式会社様は、昭和10年創業の製薬会社です。「人々の健康と幸せを実現する企業」という経営理念を掲げ、臨床診断薬事業をはじめ、産業検査薬事業、医薬事業、化粧品事業など様々な事業を展開されています。

 

多角的な問題を解決するため、経費精算のIT化に着手

まずはじめに、寺田様のご経歴を教えてください
外資系IT企業、IT商社、デジタル・マーケティング企業にて、顧客のITを主体とした事業領域の拡大への戦略立案をサポートしてきました。現在は日水製薬にて、経営企画室で業務に従事しています。

経理業務の効率化で取り組まれたことを教えてください
コーポレートカード、インターネット宿泊予約サービス、経費精算システムの導入によって、経費精算業務を全社的に効率化しました。
従来の方法は、各関係部署それぞれに負担がかかっており、例えば営業部門では、毎月多額の仮払い現金を個人で管理する必要がありました。また、申請もオンライン上と紙、2つの方法が存在し複雑化していました。営業部門の管理者も、申請された書類を1つ1つ目視して承認しなければならず、確認の負荷が大きかったことに加え、申請内容の中にはQUOカードなどの金券が付けられた宿泊プランでの精算が含まれるなど規定違反も散見される状態でした。経理では、紙やExcelなど手計算・手入力された経費書類の検算・出納の各業務負荷がありましたし、総務では法人名義の請求の総合窓口としての対応業務がありました。情報システム部門でも、会計基幹・経費・グループウェアなど複数システムのメンテナンス業務の過多が問題となっていました。
これらをまとめて解決するため、経費精算業務のIT化に踏み切りました。

 

複数のツールの組み合わせで業務効率化を推進

日水製薬大規模な変革を行ったのですね。どのような方法で進めて行かれたのですか
はじめにJCBコーポレートカードを導入しました。そして、会社からの仮払い現金を原則として廃止し、コーポレートカードでの立替精算の推奨をするようにしました。
同時に、コーポレートカードの精算データを連携できるプラットホームを探していたところで、経費精算システムの「楽楽精算」を見つけました。
「楽楽精算」では、JCBコーポレートカードの利用明細を自動連携できる上に、自社の会計基幹システムへデータ連携ができるという魅力がありました。
精算と申請業務もオンライン上の「楽楽精算」で済ますことができるので、申請と確認にかかる負担も削減することが来ます。

宿泊費にはじゃらんのコーポレート版インターネット宿泊予約サービスを導入しました。金券付きのプランを予約不可とすることで、宿泊コストや不正を削減できる体制に整えました。

 

精算方法の体系化と業務時間の削減に成功

これらの体制変更を行うことで、どのような効果が出たのですか
例えば2,000円以上の精算はJCBコーポレートカード + じゃらんコーポレートサービス、2,000円未満ならJCBコーポレートカード、1,000円未満ならば、現金立替+モバイルSuicaというように金額により精算方法が明確に分かれるようになりました。

定量的な観点からの効果ですと、「楽楽精算」導入前は、月次の精算件数が4,610件あり、その確認に約44時間かかっていたのですが、約16.5時間の削減をすることができました。

先ほども申しました通り、申請と確認が楽になったので、営業担当や管理者、経理の負担が減りましたし、情報システム部門でも、「楽楽精算」というクラウド型のシステムを選択したことにより、メンテナンス業務の負荷が軽減されました。

今回の取組みで意識した点は、どのようなことでしょうか
4点あります。
一つ目は、多岐にわたる利用経費や支払いを、IT化によって一元管理し透明性を確保できるようにすること。二つ目は、全社的な業務の軽減化とコスト削減です。
また、上長承認を活用した現場管理力の向上とコーポレート・ガバナンスの強化も意識しました。これらは「楽楽精算」の導入によって実現することができました。そして、営業経費とマーケティングデータ(販売実績、利益率、市場動向)をクロスさせた経営戦略への応用させることです。以上を意識した結果、業務の効率化とコスト削減、ガバナンスや経営戦略の強化を図ることができました。

 

経理プラス編集部より

広い範囲に及ぶ業務効率化の取り組みを最適なツールを組み合わせて、実現させている点はお話を聞いていて大変勉強になりました。全社の様々な部門で抱えていた問題をすべて解決できている点も素晴らしいですね。
貴重なお話をありがとうございました!

 

経費精算システム「楽楽精算」
● 著者
経理プラス編集部

経理プラス編集部

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